home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Night Owl 6 / Night Owl's Shareware - PDSI-006 - Night Owl Corp (1990).iso / 025a / scbabt11.zip / INSTRUCT.TXT < prev    next >
Text File  |  1991-09-22  |  13KB  |  325 lines
  1.                                   
  2.                              SCBABOTL v1.1
  3.  
  4.  
  5.                    ABBREVIATED LICENSE INFORMATION:
  6.         
  7.      Raymond A.J. Pesek will be referred to as LICENSOR. You or your 
  8.      organization will be referred to as the LICENSEE.  The SCBABOTL 
  9.      computer program will be referred to as the SOFTWARE. 
  10.      
  11.      This program remains my property. Users of the unregistered version 
  12.      are granted a thirty (30) day license for evaluation purposes only. 
  13.      Registered users are granted a license to use the SOFTWARE for 
  14.      perpetuity on as many computers as specified on their license 
  15.      document. 
  16.  
  17.  
  18.                               DISCLAIMER:
  19.      
  20.      LICENSOR hereby disclaims all warranties relating to this SOFTWARE, 
  21.      whether express or implied, including without limitation any 
  22.      implied warranties of merchantability or fitness for a particular 
  23.      purpose. LICENSOR will not be liable for any special, incidental, 
  24.      consequential, indirect or similar damages due to loss of data or 
  25.      for any other reason, even if LICENSOR or an agent of licensor has 
  26.      been advised of the possibility of such damages. In no event shall 
  27.      LICENSORS liability for any damages ever exceed the price paid for 
  28.      the license to use the SOFTWARE, regardless of the claim. The 
  29.      person using the SOFTWARE bears all risk as to the quality and 
  30.      performance of the SOFTWARE. The LICENSOR warrants that it is the 
  31.      sole owner of the SOFTWARE and has full power and authority to 
  32.      grant this license without the consent of any other party. 
  33.      
  34.      Written by:
  35.      Raymond A.J. Pesek
  36.      4706 Cottonwood Lane
  37.      Brunswick, Ohio 44212-2412
  38.         
  39.      ======================================================================
  40.  
  41.      This program was written to allow easy record keeping of Fire 
  42.      Department Self Contained Breathing Apparatus bottles.   
  43.  
  44.      It is comprised of two distinct programs, one for keeping inventory 
  45.      and maintenance records for bottles you own and one for keeping 
  46.      records of all bottles you fill, whether for your department or for 
  47.      someone else.  Information you enter in the "fill log" will be 
  48.      automatically transferred into your inventory file to keep your 
  49.      records up to date. 
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.       (1)             GENERAL SCREEN NAVIGATION:
  70.                       --------------------------
  71.  
  72.      To move the cursor around the screen, you can use the "up" and 
  73.      "down" arrow keys.  The "up arrow" will take you backwards to the 
  74.      previous item while the "down arrow" will take you to the next 
  75.      item.  This holds true even if the next or previous item is on the 
  76.      same line.  You cannot use the "left/right" arrow keys to move 
  77.      around the screen.  
  78.      
  79.      Pressing the PgUp, PgDn or Escape keys will take you from any item 
  80.      on a data entry screen directly to the menu.  
  81.  
  82.      The program has been written to minimize the number of times the 
  83.      Enter key needs to be hit. If an entry accepts a certain number of 
  84.      characters and you type that many characters, the cursor automatically 
  85.      advances to the next item. 
  86.      
  87.      Example: the PRESSURE entry accepts four digits.  When you type the 
  88.      fourth digit the cursor moves to the next item.  If you type less 
  89.      than four digits, you must press the Enter key to continue with the 
  90.      entries. 
  91.     
  92.     
  93.                 
  94.      (2)        ADD NEW SCBA BOTTLES TO OUR INVENTORY:
  95.                 --------------------------------------
  96.      
  97.      This selection allows you to add new bottles into your inventory. 
  98.      You must enter a PRESSURE.  If the PRESSURE is  0  , the bottle 
  99.      will be automatically deleted from the inventory. 
  100.      
  101.      Although the hydrostatic test dates are stamped in a "mm/yy" format, 
  102.      the date math function needs a "day" entry.  Use the first day of 
  103.      the month.  
  104.  
  105.      The I.D.# is for the departments using those small embossed 
  106.      stick-on property tags.  
  107.      
  108.      The DURATION IN MINUTES entry allows you to differentiate between 
  109.      the 4500 PSI 30 and 60 min. bottles.  This entry must be in 
  110.      two digits.  It also allows you to exclude a bottle from the 
  111.      "needs refilled" report.  Any bottle with a DURATION less than 30 
  112.      minutes or equal to 99 minutes will only show up on that report 
  113.      if it needs a hydro test.  All "bank" bottles should be entered with 
  114.      a DURATION of 99 . 
  115.  
  116.      The STORED ON entry is strictly used as an aid in locating a specific
  117.      bottle.  It's use is optional.  Bottles which are listed as needing
  118.      refilled or a hydro test have this entry listed.
  119.      
  120.      The ENTER NOTES selection pops up a window allowing you to enter 
  121.      maintenance info, such as gauge replacements, etc. 
  122.  
  123.      The only way to correct errors in basic data (pressure, duration, etc.)
  124.      is to use menu selection "C" to locate the bottle and correct the entry.
  125.        
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.      (3)               BROWSE/EDIT ALL RECORDS:
  136.                        ------------------------
  137.  
  138.      This selection allows you to look through the inventory bottle by 
  139.      bottle.  Use the PgUp, PgDn, and arrow keys to find the bottle you 
  140.      are looking for.  Press the Enter key to bring up all the 
  141.      details on that bottle.  Select any line to edit using the up/down 
  142.      arrow keys.  Change if necessary, then press the Enter key 
  143.      repeatedly to return to the main menu. 
  144.     
  145.     
  146.  
  147.      (4)      SEARCH FOR/EDIT AN ENTRY BY SERIAL NUMBER:
  148.               ------------------------------------------
  149.  
  150.      This selection allows you to type in any portion of the SERIAL 
  151.      NUMBER and the program will search for that particular sequence of 
  152.      characters.  If more than one match is found, use the arrow and 
  153.      PgUp/PgDn keys to select the bottle you want from the list, and  
  154.      press Enter.  Only certain items, those pertaining to normal
  155.      maintenance functions, can be changed from this screen.
  156.  
  157.  
  158.     
  159.     
  160.      (5)  COPYING INVENTORY & FILL LOG FILES TO/FROM FLOPPY DISKS:
  161.           --------------------------------------------------------
  162.  
  163.      The data files can be copied to floppy disks easily for backup and 
  164.      for transferring the information between computers.  Place the 
  165.      floppy disk in the disk drive, close the door, and select item "E" 
  166.      or "F" as desired.  "E" copies the data files on to the floppy 
  167.      while "F" copies the data files off the floppy on to the current 
  168.      drive.  Just follow the instructions on the screen. 
  169.        
  170.        
  171.      (6)             GO TO INVENTORY REPORTS MENU
  172.                      ----------------------------
  173.       
  174.      Most of these items are self explanatory. 
  175.  
  176.  
  177.            DISPLAY ALL BOTTLES REQUIRING HYDRO TEST/REFILLING
  178.            --------------------------------------------------  
  179.      
  180.      This selection searches your inventory for two conditions: 
  181.     
  182.      1. The LAST HYDRO DATE has expired or will expire within two 
  183.         months, or
  184.  
  185.      2. The LAST FILLED DATE has passed or will pass within two weeks 
  186.         and the DURATION IN MINUTES is greater than 30 and less than 99. 
  187.        
  188.      The LAST FILLED DATE cycle is based on the NFPA 1500 "three month 
  189.      maximum."  Any bottle meeting at least one of these conditions will 
  190.      be displayed on the screen.  Use the "arrow" or "PgUp" and "PgDn" 
  191.      keys to scroll through the listing.  Pressing the Enter or Esc key 
  192.      will give you the option of printing the list.
  193.        
  194.        
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.      (7)              GO TO RECORD DELETION MENU
  203.                       --------------------------
  204.  
  205.      After entering the password, this selection allows you to 
  206.      selectively erase records from the fill log by date, erase all of 
  207.      the fill log, or erase all of the inventory file. 
  208.        
  209.        
  210.                               
  211.      (8)                      MISC. INFO
  212.                               ----------
  213.  
  214.      1. To delete a specific bottle from the inventory, simply change 
  215.         it's PRESSURE entry to  0  .  Use menu selection "C" to find 
  216.         the bottle.  After you change it's pressure to  O  and leave 
  217.         the data entry screen, the program will delete it before 
  218.         returning to the menu. 
  219.        
  220.      2. To prevent a bottle from showing up on the "over two and a 
  221.         half months since last filled" report, just set it's DURATION 
  222.         to less than 30.  This is a good trick for the old 1800 PSI 
  223.         bottles used only for air tools, air bags, etc.  Note that 
  224.         the DURATION entry must be two digits.
  225.  
  226.  
  227.  
  228.  
  229.                                        
  230.                                        
  231.                                        
  232.      (9)                 FILL LOG INSTRUCTIONS
  233.                          ---------------------          
  234.  
  235.      This section of the program allows you to enter the information 
  236.      about when each SCBA bottle was filled.  The information is 
  237.      entered into a file separate from the file containing your 
  238.      inventory information.  The use of separate files allows you to 
  239.      keep track of all bottles you fill for other departments as well 
  240.      as your own.  When you return to the main menu, the information 
  241.      in the "fill log" file is automatically matched against your 
  242.      inventory file.  If the SERIAL NUMBER of a new entry exactly 
  243.      matches a bottle that had been previously entered into your 
  244.      inventory, the new LAST FILLED DATE, FILLED BY, ENTRY BY, DATE 
  245.      OF ENTRY, and STORED ON data is transferred into your inventory 
  246.      file to automatically update your records. 
  247.        
  248.        
  249.      (10)       ENTER INFO ABOUT NEWLY FILLED BOTTLES
  250.                 -------------------------------------
  251.  
  252.      This is where you enter the information about all bottles your 
  253.      department has filled for anybody, including your own bottles. 
  254.      The format is similar to the inventory section.
  255.        
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.         
  266.      (11)        BROWSE/EDIT ALL RECORDS, FROM THE BOTTOM UP
  267.                  -------------------------------------------
  268.         
  269.      This selection allows you to review all the records in the "fill 
  270.      log" file. It starts at the most recent "last filled" date.  You 
  271.      have to use the "up arrow" or "PgUp" keys to get to older 
  272.      records.  It will probably be used mainly to find records which 
  273.      need corrected, like the one you just put in. 
  274.        
  275.        
  276.      (12)      PROGRAM DEPARTMENT NAMES TO FUNCTION KEYS
  277.                -----------------------------------------
  278.  
  279.      This selection allows you to enter the names of the different 
  280.      departments whose bottles you fill.  The names are assigned to 
  281.      one of the "F" keys.  When you need to enter their name, just 
  282.      push the appropriate "F" key, and VOILA! 
  283.      
  284.  
  285.  
  286.      (13) REPORT ON RECORDS OF BOTTLES FILLED FOR ONE SPECIFIC DEPARTMENT
  287.           ---------------------------------------------------------------
  288.  
  289.      This selection allows you to enter a name of a department, a 
  290.      starting and ending date, and the program will display and/or 
  291.      print out said list.  Useful for billing purposes, or to justify 
  292.      your time, etc. 
  293.        
  294.        
  295.      (14)  REPORT ON ALL BOTTLES FILLED BETWEEN TWO SPECIFIC DATES
  296.            -------------------------------------------------------
  297.        
  298.      This selection allows you to enter a starting and ending date, 
  299.      and the program will display and/or print a list of every such 
  300.      bottle.  Useful for monthly reports & convincing the Chief you 
  301.      really do need a larger and faster compressor. 
  302.        
  303.        
  304.      (15) PRINT SUMMARY REPORT OF BOTTLES FILLED BETWEEN TWO SPECIFIED DATES
  305.           ------------------------------------------------------------------
  306.         
  307.      This report shows only the total number of bottles filled for 
  308.      each department on and between the two specified dates.  Any 
  309.      bottles filled for a department whose name is not programmed to
  310.      an "F" key is shown under the "OTHER" heading.  This should be a 
  311.      useful activity summary report since it is not cluttered with 
  312.      serial numbers, etc. 
  313.         
  314.         
  315.      (16)                     MISC. INFO
  316.                               ----------
  317.        
  318.      In order to save time, the information in the fill log will 
  319.      update your inventory only if an entry has been added or 
  320.      deleted.  Since the entire contents of the fill log (which 
  321.      could contain several hundred entries) must be matched by 
  322.      serial number one-by-one against your inventory, this process 
  323.      is skipped if you are only running reports or correcting old 
  324.      errors. 
  325.